Reception e gestione ospiti
Clienti, Arrivi, Schedine, Web Check-in e strumenti operativi sono presenti. Accesso, ruoli e configurazione della struttura vanno preparati prima dell’uso.
Funzionalità, dalla parte della reception
Meno passaggi.
Più tempo per accogliere.
Ritrova i dati, prepara gli arrivi e accompagna gli ospiti fino al check-in. Meno dati da riscrivere e più tempo per accogliere.
Il lavoro della tua struttura
Prima dell’arrivo. In reception. Dopo il soggiorno.
Dalla prima richiesta ai riepiloghi del soggiorno: scopri gli strumenti che ti aiutano ogni giorno.
01
Clienti e schedine
Disponibile nel software
Il dato dell’ospite è il punto di partenza.
Ricerca il cliente, consulta il suo storico e prepara la pratica del soggiorno. La schedina raccoglie ospite principale, componenti e permanenza; i controlli accompagnano la registrazione.
Schedine individuali, famiglie e gruppi seguono i ruoli previsti per titolare e componenti. Le bozze permettono di preparare la pratica, riprenderla e completarla con i dati necessari; storico e percorsi di recupero disponibili aiutano a ritrovare il lavoro.
- Anagrafiche ricercabili e recupero dei dati già presenti
- Bozze per la compilazione ancora incompleta, distinte dalle schedine effettive
- Gestione dei componenti di famiglie e gruppi, con i dati richiesti dal percorso
- Storico, stampe e cestino con le operazioni consentite al ruolo
Quando l’ospite ritorna, recupera la sua scheda e aggiorna documento e date del nuovo soggiorno.
Come ti aiuta, con un esempio
Nel lavoro quotidiano
Evita di ricopiare i dati di un ospite già conosciuto e ritrova il contesto delle sue pratiche.
Un esempio pratico
Cerca il cliente, verifica i dati presenti e prepara una nuova schedina con soggiorno e componenti.
Prima di iniziare
Accesso alla struttura e permessi del ruolo; i dati richiesti vanno completati prima della registrazione.
Richiedi una demo → Parliamo di questo modulo →Importazioni, esportazioni, stampe e storico
Importa clienti e componenti con i modelli disponibili, controlla le righe e correggi i dati prima di usarli nelle pratiche.
Per esempio, prepara i componenti di un gruppo dal file previsto, revisiona i dati e prosegui nella schedina. Stampe ed esportazioni restano legate al relativo percorso e ai permessi del ruolo.
Mostraci il tuo flusso di importazione →
02
Arrivi
Disponibile nel software
Uno spazio per preparare il check-in.
Lavora sulle pratiche da completare nella giornata operativa senza inserirle subito fra i soggiorni effettivi. Arrivi è distinto da Bozze e dal circuito Web Check-in.
- Salva la pratica e riprendila quando sei pronto
- Conferma il check-in con «Passa a schedina», dopo aver controllato i dati
- Ritrova ospite e componenti nella schedina del soggiorno
- Presenze, tassa e file per gli enti utilizzano i soggiorni registrati
In Arrivi trovi le pratiche della giornata da completare al check-in.
Dalla preparazione alla schedina →Come ti aiuta, con un esempio
Nel lavoro quotidiano
Distingui il lavoro ancora da preparare dagli ospiti già registrati nella giornata operativa.
Un esempio pratico
Apri Arrivi, individua la pratica da completare e prosegui nel circuito di check-in previsto.
Prima di iniziare
La giornata operativa segue il fuso italiano. Parti dalle pratiche del giorno e dal lavoro di check-in da completare.
Richiedi una demo → Parliamo di questo modulo →
03
Web Check-in
Disponibile nel software
Prepara la richiesta. Segui la compilazione.
Crea una richiesta con riferimento della prenotazione, referente e recapiti, distinta dai dati della persona che soggiorna. Condividi il link dedicato e segui la pratica fino alla verifica della reception.
- Richieste da inviare, in compilazione, compilate e storico dei passaggi conclusi
- Modelli di messaggio personalizzabili per struttura, con logo e palette
- Anteprima dell’email e conferma esplicita dell’invio quando il canale è configurato
- Condivisione del link anche tramite WhatsApp, con invio a cura dell’operatore
L’ospite compila online; la reception controlla i dati e conferma il soggiorno all’arrivo.
Vedi il percorso tra ospite e reception →Come ti aiuta, con un esempio
Modelli e comunicazioni da ritrovare
Prepara, personalizza e duplica i modelli per le richieste Web Check-in. Controlla l’anteprima e segui lo storico della richiesta; l’invio tramite i canali disponibili dipende dalle impostazioni effettive della struttura.
Come ti aiuta, con un esempio
Nel lavoro quotidiano
Raccogli le informazioni prima del passaggio in reception, mantenendo la verifica alla struttura.
Un esempio pratico
Prepara una richiesta e condividi il link: l’ospite compila, anche parzialmente, e la reception revisiona.
Prima di iniziare
Richiesta valida, scadenza e impostazioni della struttura; l’invio email richiede un canale configurato e conferma esplicita.
Richiedi una demo → Parliamo di questo modulo →
04
Percorso ospite
Disponibile nel software
Da un link dedicato a dati da verificare.
L’ospite apre il link e compila un modulo organizzato per sezioni. Può preparare i dati dell’ospite principale e dei componenti di una famiglia o di un gruppo.
- Dati personali, soggiorno, cittadinanza, residenza e documento nei blocchi previsti
- Percorsi Italia/estero: i dati richiesti si adattano al contesto geografico
- Salvataggio parziale e ripresa entro la validità del link
- Errori vicino ai campi e conferma di completamento; revisione finale da parte della reception
Ogni richiesta ha un link con scadenza: l’ospite può riprendere la compilazione finché è valido.
Come ti aiuta, con un esempio
Nel lavoro quotidiano
Raccogli nello stesso modulo i dati dell’ospite principale e dei componenti.
Un esempio pratico
Completa i dati di una famiglia, controlla documenti e permanenza, quindi verifica la registrazione.
Prima di iniziare
Campi e controlli dipendono dal percorso; ogni operatore agisce secondo i propri permessi.
Richiedi una demo → Parliamo di questo modulo →Dalla preparazione alla registrazione
La verifica resta
alla reception.
Le informazioni raccolte dall’ospite e i dati già presenti aiutano a preparare il lavoro. Il controllo di soggiorno, documento e componenti accompagna il passaggio alla schedina effettiva.
Segui il percorso nel programma →
05
Tassa di soggiorno
Tassa di soggiorno · profilo comunale dedicato
Leggi il calcolo, non soltanto il totale.
Controlla notti imponibili, esenzioni e notti oltre il limite, quindi prepara documenti e riepiloghi. Il calcolo dipende da Comune, classificazione della struttura, periodo e informazioni complete sugli ospiti.
- Dettaglio per schedina e persona, con motivi di esenzione e notti oltre il massimo
- Stampa e ricevuta della Tassa, riepiloghi del periodo e CSV di controllo
- CSV per il contesto comunale supportato, distinto dall’esportazione gestionale interna
- Consolidamento e storico dei dati esportati, con rettifiche distinte che preservano la versione precedente
È disponibile il profilo alberghi 2026 di Bellaria Igea Marina. Per altri Comuni o categorie valutiamo insieme le regole da applicare. Incassi e versamenti restano a cura della struttura; il caricamento su StayTour richiede una verifica dedicata.
Verifica il contesto della tua struttura →Come ti aiuta, con un esempio
Nel lavoro quotidiano
Rendi leggibili notti, motivi e importi del contesto comunale configurato.
Un esempio pratico
Consulta il riepilogo del periodo, verifica le condizioni e prepara i documenti o gli export disponibili.
Prima di iniziare
Verifichiamo Comune, categoria e periodo supportati. Dopo la preparazione, controlla l’esito sul servizio comunale e segui separatamente incassi e versamenti.
Richiedi una demo → Parliamo di questo modulo →
06
Adempimenti
Preparazione dei file e storico
Dai soggiorni ai file per gli enti.
Gestisci la preparazione degli adempimenti a partire dalle schedine effettive. Ogni ente mantiene requisiti, credenziali e risposte propri.
- Controllo delle pratiche e segnalazione dei dati da correggere
- Canale manuale tramite file nei percorsi supportati
- Operazioni di verifica e invio diretto separate, se abilitate per la struttura
- Storico dei file preparati e consultazione degli esiti disponibili
Prima dell’attivazione verifichiamo con te il servizio richiesto, le credenziali e le abilitazioni della struttura.
Come ti aiuta, con un esempio
Nel lavoro quotidiano
Ritrova documenti e risultati senza perdere la distinzione fra preparazione e trasmissione.
Un esempio pratico
Prepara il file pertinente e consulta lo storico e gli esiti disponibili nel relativo modulo.
Prima di iniziare
Ogni canale ha requisiti propri; disponibilità e abilitazione vanno verificate prima dell’uso.
Richiedi una demo → Parliamo di questo modulo →
07
Questura / Alloggiati Web
File TXT e storico disponibili
Prepara il TXT e controlla le pratiche.
Il modulo prepara il file TXT per Alloggiati Web e segue il lavoro nel relativo storico. I controlli segnalano le pratiche incomplete prima dell’esportazione.
- Download del TXT e controllo dei dati di ospite e componenti
- Verifica e invio diretto solo con configurazione e abilitazione previste
- Storico degli export e degli esiti disponibili per la struttura
Puoi preparare e scaricare il TXT. L’invio diretto richiede attivazione e collaudo con il servizio; la ricevuta ufficiale si verifica su Alloggiati Web.
Come ti aiuta, con un esempio
Nel lavoro quotidiano
Organizza la preparazione delle schedine e il controllo dei risultati del canale Alloggiati Web.
Un esempio pratico
Verifica i dati, prepara l’operazione consentita e consulta i risultati disponibili.
Prima di iniziare
Verifichiamo con te credenziali, configurazione e operazioni Alloggiati Web attivabili per la struttura.
Richiedi una demo → Parliamo di questo modulo →
08
Statistiche ISTAT / Ross1000
XML Emilia-Romagna e storico disponibili
Prepara il flusso regionale.
Ritrova le operazioni nel tempo.
Controlla arrivi, partenze e presenze del periodo, consulta il riepilogo Tabella A e prepara il file XML per l’Emilia-Romagna. Lo storico ti aiuta a ritrovare i file e le operazioni già eseguite.
- Periodo, movimenti e dati richiesti dal percorso regionale.
- Preparazione del file XML Emilia-Romagna e controlli del contenuto.
- Tabella A, riepilogo del periodo e stampa locale; storico ed esiti disponibili per ritrovare le attività eseguite.
- Operazioni del canale Ross1000 subordinatamente a credenziali, configurazione e abilitazione.
Il collegamento diretto a Ross1000 richiede attivazione e collaudo con l’ente. Per altre regioni valutiamo insieme il formato richiesto.
Come ti aiuta, con un esempio
Nel lavoro quotidiano
Ritrova movimenti, riepiloghi e file del periodo nello stesso modulo.
Un esempio pratico
Seleziona il periodo, controlla i movimenti e prepara l’XML Emilia-Romagna; consulta poi lo storico e gli esiti disponibili nel percorso attivato.
Prima di iniziare
Il flusso descritto riguarda l’Emilia-Romagna. Credenziali, codice struttura e abilitazioni del canale pertinente vanno predisposti per la tua struttura; per altri contesti chiedici una valutazione.
Richiedi una demo → Approfondisci il canale della tua struttura →
09
Organizzazione e supporto
Disponibile nel software
Segui anche ciò che accade tra un turno e l’altro.
Affianca alle pratiche degli ospiti gli strumenti operativi già presenti. Accessi e responsabilità dipendono dal ruolo e dalle strutture assegnate.
- Presenze: riepiloghi del periodo, situazione giornaliera, arrivi/partenze e occupazione di camere e letti
- Calendario operativo, note, notifiche e compleanni degli ospiti presenti
- Utenti e profilo personale, consegne di turno e storico delle attività disponibili
- Ticket con stato, priorità e risposte; Aiuto per la consultazione delle guide
- Importazioni, esportazioni, stampe e storico nei percorsi previsti, con controlli e conferme
Calendario e report ti aiutano a organizzare il lavoro della reception. Per l’assistenza scegli con noi il servizio adatto alle tue esigenze.
Come ti aiuta, con un esempio
Nel lavoro quotidiano
Gestione di strutture e accessi: condividi il lavoro fra operatori rispettando assegnazioni e responsabilità.
Un esempio pratico
Seleziona la struttura autorizzata, consulta presenze e attività, poi usa consegne e ticket per il passaggio operativo.
Prima di iniziare
Assegna le strutture e i permessi ai ruoli pertinenti. Calendario, consegne e notifiche ti aiutano a seguire il lavoro all’interno del gestionale.
Richiedi una demo → Parliamo di questo modulo →Come ti aiuta, con un esempio
Strutture, proprietari e operatori
Gestisci anagrafiche di proprietari e strutture, assegna gli utenti e seleziona il contesto in cui operare. Il proprietario ritrova le strutture autorizzate; reception e amministrazione lavorano secondo il ruolo e le assegnazioni previste.
Decidi chi può consultare e aggiornare i dati di ciascuna struttura, in base alle responsabilità del team.
Parliamo della tua organizzazione →Prepariamo il tuo avvio
Gli strumenti giusti
per la tua struttura.
Scegli gli strumenti per la reception e approfondisci i servizi da configurare: credenziali e abilitazioni dipendono dalla tua struttura e dal territorio.
Canali, credenziali e abilitazioni
Alloggiati Web, Ross1000 e servizi comunali richiedono credenziali e abilitazioni pertinenti. XML Emilia-Romagna e storico sono disponibili; gli esiti e l’accettazione restano quelli del servizio destinatario.
Valutazione per la tua struttura
Comune, tipologia, credenziali e dati richiesti aiutano a scegliere il percorso giusto. Valutiamo insieme i moduli pertinenti, le configurazioni e gli eventuali servizi aggiuntivi.
Vuoi approfondire un ampliamento? Nella pagina dedicata trovi vantaggi, disponibilità e requisiti dei singoli percorsi. Esplora moduli e ampliamenti →
Parliamo del tuo lavoro
Quali moduli servono alla tua struttura?
Raccontaci come lavori e quali servizi vuoi approfondire: valutiamo insieme requisiti e configurazione.